Quy chế này căn cứ vào Điều lệ Hội Nhà báo độc lập Việt Nam.
I. Quy định chung.
1. Hội nhà báo độc lập Việt Nam (gọi tắt là Hội), là tổ chức dân sự độc lập của Xã hội dân sự Việt Nam, có tài khoản riêng do Chủ tịch hội (hoặc một thành viên trong Ban lãnh đạo Hội do Chủ tịch hội phân công) làm chủ tài khoản và có bộ phận kế toán phù hợp theo từng thời kỳ phát triển của Hội.
2. Việc quản lý tài chính, kế toán được thực hiện theo nguyên tắc sau:
§ Đảm bảo sự quản lý tập trung, thống nhất của Hội.
§ Mọi khoản thu – chi của Hội phải được quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán một cách hợp lý, minh bạch.
II. Quy định cụ thể.
A. Tổ chức công tác kế toán.
1. Nguyên tắc chung:
– Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ báo cáo tài chính.
– Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
– Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
– Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
– Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước.
– Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.
2. Trách nhiệm của Phụ trách kế toán:
2.1 Kế toán ở đơn vị kế toán, gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị.
2.2 Khi thực hiện công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết như sau:
2.2.1 Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;
2.2.2 Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán. Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán.
2.3. Giai đoạn ban đầu, ở quy mô hiện tại của Hội, đơn vị kế toán tạm thời chỉ có một kế toán tổng hợp – gọi là người Phụ trách kế toán. Ngoài những yêu cầu nêu tại Nguyên tắc chung, người Phụ trách kế toán có trách nhiệm:
§ Quản lý tài chính và các khoản thu, chi của Hội. Các khoản chi phải đúng tên, địa chỉ, đối tượng có giao dịch. Cuối tháng phải tổ chức kiểm kê quỹ.
§ Tổ chức công việc kế toán, bao gồm lập và quản lý chứng từ kế toán, sổ quỹ, lập báo cáo tài chính.
3. Trách nhiệm của Thủ quỹ:
Thực hiện nhiệm vụ thu chi tài chính, bảo đảm an toàn quỹ, không được cho vay, cho mượn tiền quỹ hoặc sử dụng quỹ mà chưa có sự cho phép của BLĐ Hội. Ghi sổ kịp thời ngay sau khi thu, chi tiền. Thường xuyên kiểm kê quỹ, đối chiếu với sổ quỹ, nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay phụ trách kế toán.
Chỉ được thực hiện các việc thu, chi khi có sự đồng ý được xác nhận bằng chữ ký của người Phụ trách kế toán và người đại diện được phân công của Ban lãnh đạo Hội.
B. Các khoản thu và nội dung chi.
1. Các khoản thu:
– Thu từ tài trợ của các nhà hảo tâm trong nước và ngoài nước.
– Thu từ nguồn quảng cáo cho trang web Việt Nam Thời Báo (nếu có).
– Các khoản thu hợp pháp khác.
2. Nội dung chi:
– Chi trả nhuận bút cho tác giả.
– Chi công tác quản lý, phóng viên và biên tập báo.
– Chi hoạt động sự kiện như hội thảo, hội nghị…
Chi công tác phí gồm phòng ở, tiền tàu xe, xăng xe… theo định mức ở từng giai đoạn phát triển của Hội.
– Chi cho đoàn ra nước ngoài với hạn mức trong khả năng cân đối quỹ của Hội.
– Chi quản lý hành chính: thuê trụ sở, văn phòng phẩm, điện thoại, bưu phí, vệ sinh, điện nước, tài liệu, báo chí, khánh tiết, tiếp khách, bảo vệ cơ quan, phụ cấp khác… (nếu có).
– Chi mua sắm và sửa chữa trang thiết bị dùng cho văn phòng Hội (nếu có).
– Các khoản chi khác phục vụ hoạt động của Hội.
C. Quản lý tài chính của Hội.
1. Tài chính của Hội do Chủ tịch hội quản lý và quyết định thu, chi.
2. Căn cứ vào Quy chế tài chính, Chủ tịch hội chịu trách nhiệm về các khoản thu, chi.
3. Chủ tịch Hội phải tuân thủ các nguyên tắc liên quan về kế toán tài chính được quy ước tại phần II.A và II.B của Quy chế này.
D. Chế độ báo cáo quyết toán và phê duyệt quyết toán.
a. Phụ trách kế toán có trách nhiệm lập báo cáo tài chính quý, năm cho Hội theo đúng quy định, cụ thể:
i. Báo cáo tài chính quý gồm:
1. Bảng cân đối kế toán.
2. Báo cáo tổng hợp thu, chi (theo nội dung thu, chi).
ii. Báo cáo tài chính năm gồm:
1. Bảng cân đối kế toán.
2. Báo cáo tổng hợp thu, chi (theo nội dung thu, chi)
kèm theo thuyết minh báo cáo tài chính (bao gồm tình hình tăng, giảm lao động, tài sản, sử dụng khoản chênh lệch thu, chi…)
III. Điều khoản thi hành.
Bản quy chế này có hiệu lực thi hành từ ngày ban hành và được xem xét, bổ sung, điều chỉnh và sửa đổi trong quá trình thực hiện khi cần thiết.
Ngày 19 tháng 11 năm 2014
Thay mặt Ban lãnh đạo Hội Nhà báo độc lập Việt Nam
Chủ tịch
Nhà báo Phạm Chí Dũng